建設業者も準備が必要！電子帳簿保存法の改正！令和4年1月1日から

2021年11月30日

はじめに

仙台行政書士法人のブログをご覧いただきありがとうございます。前回はインボイス制度が建設業者に与える影響や準備について解説いたしました。インボイス制度そのものは令和5年10月から開始されますが、事前準備やその手続はすでに始まっております。今回のブログは実施が令和4年1月1日でインボイス制度よりも実施が早い「電子帳簿保存法」について解説します。

制度の概要

この法律の正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」と言い平成１０年に作られた法律です。名前の通り貸借対照表や損益計算書・仕訳帳など帳簿や領収証の保存を紙ではなくデータで保存して良いとする法律でしたが、要件が厳しくて中小企業にはあまり利用されない制度でした。昨今のDX推進や生産性の向上について政府も前向きに取り組むようになり、条件のを緩和して事務の生産性の向上、記帳水準が向上するように要件を緩和しよう、というのが今回の改正の狙いです。

今回の改正で何を求められているか？と言いますと３つの項目に分かれます

・電子帳簿等保存→貸借対照表や損益計算書、仕訳帳などをデータで保存して良いとする規定です。

・スキャナ保存→紙で受け取ったり自分で発行した領収証や請求書などをデータで保存して良いとする規定です。

・電子取引→メールで受け取ったり、自分でメールで送った領収証や請求書・見積書などはデータで保存しなければなりません！ネットショッピングなどを利用した仕入
自分がネット上で販売して発生する売上などこれら経理に関する書類もデータで保存しなければなりません…と、電子取引だけは「しなければならない」と義務規定になっているますが、他の「電子帳簿等保存」と「スキャナ保存」の２つはやってもやらなくても良い規定です。

電子取引は優先して準備する

専任の経理職員が居る会社であれば比較的準備は進められ易いのですが、一人親方や少人数で社長や社長の奥様が事務を兼任しているような場合はかなり事務負担の大きくなる制度です。よって、義務規定になっている「電子取引」だけは優先的に実施し、事務負担の状況を見ながら電子帳簿等保存やスキャナ保存は段階的に準備をするということになります。

電子取引で対象となる書類や取引

電子取引の対象となるのが、取引先にメールで送信したり受信した領収証や請求書・見積書。更にネット上での取引です。パソコンやスマートフォン上で売り買いをした場合は全て対象になります。この他、クレジットカード決済、アプリやICカードを利用した電子マネー決済、FAX受信をパソコンや複合機の画面で確認できるようにした受信データも対象になります。

令和4年1月1日からはこれら電子取引上で発生した領収証や請求書・見積書、売上や経費の情報を印刷して紙で保管することが認められなくなり、データで保存しなければならなくなりました。保存先はパソコン、外付けのハードディスクやサーバー、クラウドなど種類は問いませんが、税務調査時に直ぐに保存データの閲覧やプリントアウトができるように準備しておかなければなりません。

電子取引のルール

では、電子取引におけるデータ保存のルールですが「ディスプレイ・プリンタの備え付け」「改ざん防止の措置」と「取引年月日、取引金額、取引先で検索できるようにする」と3つのルールが有ります。

「ディスプレイ・プリンタの備え付け」とは税務署の職員が権限に基づいて取引データを見せて欲しいと要請した場合にそれに対応できるようにしてするためのルールです。具体的にはパソコン・ディスプレイ・プログラム・プリンター・操作マニュアルをセットにしておいて下さい。という内容です。

「改ざん防止の措置」は例えば保存した領収証のデータの金額を書き換えたり、削除できないよう予防措置をとるよう求めたルールです。具体的にはデータ保存の後にタイムスタンプを付与したり、一度データを保存すると削除や訂正ができないようなデータ保存システムを利用することになります。

タイムスタンプとはスタンプを付与されたデータはそれ以降、内容や時刻に変更・改ざんがされていないことを証明できるものです。電子帳簿保存法に準拠して認証を受けたことを示す日本文書情報マネジメント「JIIMA」の認証マークが有るアプリやソフトを使えば、データの保存方法のルールに合わせているので自分で行う作業がかなり軽減されます。

認証マーク付きのアプリを使わない場合は「訂正削除の防止に関する事務処理規程」という会社の事務処理のルールを作りそれを備付けることで「改ざん防止の措置」とすることも認められています。
＊リンク　https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm

問題は電子帳簿保存法に準拠した建設業用の経理ソフトやアプリが未だ整備されていないことです。TKCなど一部準備されていますが、殆どの建設業用経理ソフト・アプリは今回の法改正対応についてリリース待ちの状態です。

「取引年月日、取引金額、取引先で検索できるようにする」ルールも会計アプリを利用して仕訳とそれに該当する領収証などのデータが紐付くようにしていれば大掛かりな準備は必要ありませんが、アプリを利用していない場合は、例えば、領収証のデータを保存する際にファイル名に取引年月日、取引金額、取引先を入れるようにすれば良しとされます。